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イベント研究所
イベント制作会社によるプロの視点からの催事レポート風ブログ。話題のある、プロとして見てみたいイベントを勝手に視察し、お客様が本当に楽しめ、満足できるイベントを研究。
イベント実施までのスケジュール
2012年07月09日 (月) 15:06 | 編集
イベントを作る上で、スケジュール管理が必要であると、お伝えしました。

では、実際にスケジュールをどのように組み立ていくのかを、
今回は綴ってみたいと思います。

まず前提として、イベント内容により全く異なります。
スケジュールを組み立てる際に、影響を与える要素として、
以下の内容有無があります。


1)メディアを使っての事前告知を行う
2)会場が公共性の高い施設である
3)出演/来場する人に長距離移動や宿泊が必要である
4)申請許可が必要なものが多数存在する
5)決算/基幹人事異動時期前後である
6)前例がない


ざっと、上記のような内外的影響要因があると、
単純な組み立てでは進行しない場合があります。
1~4に関しては、複合的に良くあります。
では、それぞれに触れてみたいと思います。



1)メディアを使っての事前告知を行う
CMスポットを展開する、雑誌に出稿する、
ポータルサイトに連動広告を掲載する等々、
イベント告知は色んなメディアで見かけます。

概要やイメージだけを先行した告知が多いのは、
詳細が決まっていない時点から制作を行う必要があるためです。
実際のスケジュール感覚として、

6カ月以上前から出稿調整を行い、
3ヶ月前には制作する内容を協議し、
1ヶ月前には、ほぼ完成している。

希望するメディアの枠が取れない・・・を回避するためにも、
上記の流れが、負担のない進行と思われます。

しっかりとメディア展開を検討しているイベントでは、
少なくとも1年以上前から動き始めるたいところです。



2)会場が公共性の高い施設である

会場選定は、イベント制作の上でも重要課題です。
その会場・施設が『公共性の高い』場合は、
じっくりと設計する必要があります。

公共性が高いとは、行政関係機関が管理しているスペース、
コンベンション実施可能な巨大スペース、
交通機関が管理するスペース等が挙げられます。

例えば、公園を活用してイベントを行いたい場合、
イベント主旨や内容の精査後、
半年前の抽選に参加する必要があったりします。

幕張メッセや東京ビックサイトのようなコンベンションクラスも、
定期開催イベントが多いため、隙間を探しつつ、
規模と内容を調整する必要があり、2年以上前からの地道さが必要です。

個人・企業問わずプライベートなイベントを企てる際に、
選定先として有力なのがホテルのバンケット会場です。

ホテルとの交渉が最もスムーズに行き、
要求を提示すれば、大概の案件は解決できることが多いのも事実です。
よって開催期日が迫っている、会場を決めかねている場合は、
ホテルにお願いすることも選択肢です。



3)出演/来場する人に長距離移動や宿泊が必要である

これは想像いただく通り、宿泊先と公共交通機関の手配についてです。

もしイベント開催が夏季/冬季休暇期間、
さらに観光地で行う場合は、確実にこの要素を検討します。
できれば、1年前、最低でも4ヶ月前に
直接または旅行代理店との交渉が必要です。

また宿泊先や交通を手配する際、ランクの見極めもあります。
スイートルームなのか、ダブルのシングルユースなのか、
クラスJ/プレミアムクラスなのか、グリーン車指定なのか等、
数が限られたものであり、見極めと調整を必要とし、
お招きする方が大切な程、最低でも1年前から予定調整を行う必要があります。



長いため、4~6は次回にします。
もしイベントを組み立てる際に、スケジュール感のご相談があれば、
イベントコンサルティングまでお問合わせください。
スポンサーを募る
2012年07月05日 (木) 21:18 | 編集
イベントを作る時に、必ずネックになるのが、お金です。
イベントでは、よく『協賛』というカタチで、企業・団体の方に、資金協力を得ます。
そこで今回は、企業・団体のスポンサード依頼に関して書いてみます。


結論から申し上げると、

協賛いただく企業・団体側に、どれ程メリットを感じてもらえるか

に尽きると思います。


充実されたメリット満載のイベントは、
CMに多額を投下するよりも、小額で実のある効果を得られると
感じていただける事もあります。

また現実的にも、メリット感がないセールスは、中々通らなくなってきており、
開催主旨と企業・団体理念が近似しているだけでは、
厳しいと考えるのがよろしいかと思います。



では、イベントで得られるメリットとは具体的になんでしょうか?
まず大きな特徴である、

ターゲットと直接的な接点が取れること

です。

実際に体験・経験するが故、反応もダイレクトに得られます。
イベントに参加して楽しい、
食べ物であれば、美味しい、
グッズであれば、カワイイ・カッコいい等、
言葉と表情によるリアクションの可視化ができます。

近年インターネットでもインタラクティブ性が高まり、
WEBイベントでのリアクションが取得しやすくなりました。
それでもイベントが行われるのは、実体験より出る表情の部分が違いとしてあります。

イベント協賛で重要なのは、実際に体験できる環境構築であり、
会場に看板を露出したり、プログラムに広告を掲載したりするのは、
サブ的要素であると考えます。

勿論、メディアを展開しつつ、イベントを行う統合プロモーションの方が、
よりターゲットとの濃密なコミュニケーションが取れることは、
言うまでもないことかと思います。


よって、イベントで協賛を得たい場合、

・来場者内訳
・展開スペース
・実施内容の制限(※1)
・総合的(多角的)展開の可能性

以上の4点を抑えておくと、進行しやすいと思われます。


※1)未成人NG、サンプリングNG、インフラ制限、ステージ15分枠、等々



協賛セールスシート作成、イベント企画、イベントコンサルティングをお求めの方は、
是非、イベント企画制作運営会社 イベント エーキカクまでお問合わせください。
目標を達成するための必要なこと②
2012年06月27日 (水) 14:10 | 編集
不定期連載の『イベントの作り方』の第3弾。
『目標を達成するための必要なこと②』です。


前回は、3つの管理に関してお伝えしました。
管理だけではイベントはまわらないため、
今回は、円滑に進行するための『心意気』をざっくりと書いてみます。


1つ目は、弊社理念にもある
クライアント第一
心意気に関してです。

クライアントの意見に流される『イエスマン』についてではないので、
語弊がないようにお願いします。

クライアント第一とは、
相手(お得意先・依頼先)を良く理解する
ことを意味します。

それぞれの置かれた状況を理解する事が、
円滑に進めるために必要な要素と考えます。
当たり前ですが、ここでの気の使い様がイベント設計には欠かせません。


まず、相手の求めるもの、譲れないもの、
またその順位をはっきりさせること。

例えば、あるイベントで、装飾とタレント招聘にお金がかかる場合、
この2点を頑張ると、予算にハマらない場合があります。

そこで、装飾のどの部分を気にしているのか、素材なのか、
大きさなのか、デザインなのか、または演出上のライティングなのか、
またタレントに、どんなイメージを求めているのか、何をしてもらいたいのか、
などなど、各ポイントごとにガイドラインを立てて、
優先順位を付けられれば調整しやすく、代案も立てやすいです。



次に、相手の時間感覚を受け入れて調整すること。
よくある話で、”明日の○時までに・・・”の依頼を受けたのに、
返答が1週間以上経っても来ないことがあります。

クライアントとしては、急ぎには変わりがないのですが、
結果として戻るのは諸々の調整後の場合があります。

スケジュールを組む際も、提案後から決定日までを
【通常感覚】ではなく、【クライアント感覚】に
予め設定しておくと、お互いストレスフリーになります。


以上が、ざっくりとした心意気の1つ目です。
『クライアント』との言葉を使用しておりますが、
これは教育機関であれ、非営利団体であれ、
商店会の会合であれ、社内の上申であれ、
必要な心意気だと思います。


そのような心意気をもって仕事をするイベント エーキカクは、
イベント企画イベント制作イベント運営を行っております。
興味のある方は、クリックお願いします。
【就活中の方へ】どちらかと言うとオタク系?
2012年06月25日 (月) 09:46 | 編集
イベント業界で将来大成するための適性項目です。



5)どちらかと言うとオタク系?


オタク系というと、イメージとして暗く感じる方も多いかと思います。
アイドル、鉄道、スポーツ、アウトドア・・・どの分野でも、
オタクと称される人の話は奥深く、
全く疎遠の方も興味本位で聞きいる事ができると思われます。

イベント業界で大成したい方は、
その『オタク度』が高める事が必須条件です。


オタク度とは、

自分の好きなものを追求する

ということ。
自分の好きな事がハッキリしていて、
その領域や知識への欲求があり、行動を起こすことができることです。


では何故、

オタク度 ≒ 知識への欲求と行動力 ≒ イベント適性

であるのでしょうか?


まずは、何事に対しても、”知りたがる”欲求は、
どの職種でも必要かと思います。

この欲求は、気持ちとしての熱意を表すのではなく、
起源やルーツから、遍歴、最新のトレンドまでを網羅する事です。
客観性のある知識を交えると、説得力が生まれます。

知識だけではなく、行動力も大切です。
行動する事により、”経験”が蓄積されます。
経験により、自分自身の意見が形成され、
初めて知識と経験、客観性と主観性がシンクロされます。

特に新しい事を生み出す際、経験値がモノを言います。
多くの”新しい”は、古いモノを改善・改良した結果です。
過去の事例から、より良いモノに変える時に
知識に経験値が加わると最強の新しいモノになります。


イベントは、様々な分野のオタクパワーによって成り立っており、
客観と主観の2つの視点、専門知識と経験が結集されてます。
このバランスが良い程、より良いイベントが創られると言っても
過言ではないかもしれません。

そのオタク系の一員になるためにも、

・共通の趣味を持ったコミュニティに属してみる
・趣味の聖地を訪れてみる
・最新型を必ず試す/買う
・好きなアーティストのライブは欠かさず行く
・好きな分野の雑誌や本を隔たりなくあさってみる


などなど、時間を見つけては知識を高め、
そして行動してみてはいかかでしょうか?

ご参考までに。


イベントの企画制作運営を職業にしてみたい方は、
弊社のリクルート情報をご参照ください。
【就活中の方へ】見た目とイベントを職業にすること
2012年06月07日 (木) 21:02 | 編集
イベントを職業にするための適性項目の4個目の説明です。



4)見た目に見栄を張るのは当然

就活中の方、またイベント業界に勤めようと思う方、
履歴書等の送付する書類の見た目に、注力していますでしょうか?

貼付写真がピンボケしてたり、誤字脱字があったり、
下書きの跡が目立ったり・・・と、
履歴書一つでも、見た目に気を使う事が必要だと思います。


ここで言う『見た目に気を使う』とは、

人の目に付く所は最大限装飾する

ということ。

これを見栄力と定義し、イベントに必要な要素と考えます。



では何故、

見た目に気を使う ≒見栄力 ≒ イベント適性

であるのでしょうか?


例えば、展示会のブース。
煌びやかでカッコいいモノが、やはり目を引きます。
当然、外見から世界観を形成するのが大事です。

もしブース内にストックルームがあったり、
ブラインドスポットがある場合、
外見とは違い、ハリボテ感丸出しなのは、ご存知でしょうか?
短期間で壊すブースの見えない部分は、意外とみそぼらしいものです。


靴下に穴が開いていても、パンツとジャケットと靴は決めている!
そんな方がイベント業界に適応しそうです。
無論、靴下の穴チェックをする人の方が、更に適性度もあがります。

なにはともあれ、見た目の印象が第一です。
スタートがダメでは、より良い効果は望めません。
”外見より中身が大事”と思っている方も、
最低限の外見を保つ事は必要です。


どのようにすれば、見た目に気を使うようになるのか・・・
これは個人の意識の問題ですので、一概に言えませんが、


○爪をまめに手入れする
○視界に入ったゴミは拾う
○朝は机を拭いてから仕事/勉強する
○文章は改行や句読点に気を使う

などなど、何か1つでも、見た目を気にするポイントを作れれば、
よろしいかと思います。

ご参考までに。


イベントの企画制作運営を職業にしてみたい方は、
弊社のリクルート情報をご参照ください。
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