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イベント研究所
イベント制作会社によるプロの視点からの催事レポート風ブログ。話題のある、プロとして見てみたいイベントを勝手に視察し、お客様が本当に楽しめ、満足できるイベントを研究。
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イベント実施までのスケジュール その2
2012年09月11日 (火) 15:37 | 編集
イベントを形成する上でのスケジュール感覚を養うための、
『イベント実施までのスケジュール』の続きです。


今回は、以下について触れたいと思います。

4)申請許可が必要なものが多数存在する
5)決算/基幹人事異動時期前後である
6)前例がない



4)申請許可が必要なものが多数存在する
イベントには申請が付き物です。
会場もしかり、協賛・後援申請、警察・消防・保健所、
そして著作権まで、様々な手続きが必要です。

俗に言う『名義者』関係の申請は、早ければ早い程良いと思われます。
各々の団体・機関によって、申請手続きは相違しますが、
実施日の1年以上前から行い、必要な書類やら資料を提出します。
もし初回のイベントであれば、実施の2年前から調整します。

運営面で必要な手続きは、3ヶ月前~1ヶ月前で充分対応可能です。
しかし慣れない作業のため、こちらも半年前から窓口交渉する事をお薦めします。



5)決算/基幹人事異動時期前後である
これはスケジュール感と言うよりも、可能な限り回避したい時期についてです。

過去の経験から申しますと、11月実施イベントで、
内容の詰めがほぼ完了しつつある時に、担当者が10月1日より異動となり、
新任の方とまた1から協議する・・・、かなりの労力がかかります。
相手先の人事異動時期に関しては、仕事をご一緒する上でも把握が必要だと思います。

また3月実施のイベントは、請求先が年度末であると、決算期で多忙となり、
かつ実施後すぐに精算作業を実施しなければならい状況が想定されます。
実施中に変更があった場合は、見積のやり取りから請求までが、
短期間で行う必要があります。



6)前例がない
初回イベントでは、いままでお話したスケジュール感に、
『プラス3ヶ月』と意識して行う必要があります。

前例がない場合、申請すべき内容が疎かになったり、
思った以上に手続きが必要だったり、
イメージを共有するための資料作成が盛りだくさんだったりと、
1つの工程を仕上げるために、多くの通過点を要します。
また相手があっての事ですので、1週間そこらでは、解決しない事が多いのも事実。


イベント構築は、1人だけではできず、
漏れのないよう進行するためにも、委員会やプロジェクトを形成し、
情報共有することが大変重要になります。
定期的な情報交換と、じっくり仕上げる余裕を持ち、
スケジュールを組み立てる事が、イベントを成功へと導きます。



イベントに関して申請やQ&A、良くある質問などは、イベント エーキカクの
イベントコンサルティングをご参照ください。
随時、質問や見積依頼もお待ちしております。
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