イベント研究所
イベント制作会社によるプロの視点からの催事レポート風ブログ。話題のある、プロとして見てみたいイベントを勝手に視察し、お客様が本当に楽しめ、満足できるイベントを研究。
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イベント実施までのスケジュール
2012年07月09日 (月) 15:06 | 編集
イベントを作る上で、スケジュール管理が必要であると、お伝えしました。

では、実際にスケジュールをどのように組み立ていくのかを、
今回は綴ってみたいと思います。

まず前提として、イベント内容により全く異なります。
スケジュールを組み立てる際に、影響を与える要素として、
以下の内容有無があります。


1)メディアを使っての事前告知を行う
2)会場が公共性の高い施設である
3)出演/来場する人に長距離移動や宿泊が必要である
4)申請許可が必要なものが多数存在する
5)決算/基幹人事異動時期前後である
6)前例がない


ざっと、上記のような内外的影響要因があると、
単純な組み立てでは進行しない場合があります。
1~4に関しては、複合的に良くあります。
では、それぞれに触れてみたいと思います。



1)メディアを使っての事前告知を行う
CMスポットを展開する、雑誌に出稿する、
ポータルサイトに連動広告を掲載する等々、
イベント告知は色んなメディアで見かけます。

概要やイメージだけを先行した告知が多いのは、
詳細が決まっていない時点から制作を行う必要があるためです。
実際のスケジュール感覚として、

6カ月以上前から出稿調整を行い、
3ヶ月前には制作する内容を協議し、
1ヶ月前には、ほぼ完成している。

希望するメディアの枠が取れない・・・を回避するためにも、
上記の流れが、負担のない進行と思われます。

しっかりとメディア展開を検討しているイベントでは、
少なくとも1年以上前から動き始めるたいところです。



2)会場が公共性の高い施設である

会場選定は、イベント制作の上でも重要課題です。
その会場・施設が『公共性の高い』場合は、
じっくりと設計する必要があります。

公共性が高いとは、行政関係機関が管理しているスペース、
コンベンション実施可能な巨大スペース、
交通機関が管理するスペース等が挙げられます。

例えば、公園を活用してイベントを行いたい場合、
イベント主旨や内容の精査後、
半年前の抽選に参加する必要があったりします。

幕張メッセや東京ビックサイトのようなコンベンションクラスも、
定期開催イベントが多いため、隙間を探しつつ、
規模と内容を調整する必要があり、2年以上前からの地道さが必要です。

個人・企業問わずプライベートなイベントを企てる際に、
選定先として有力なのがホテルのバンケット会場です。

ホテルとの交渉が最もスムーズに行き、
要求を提示すれば、大概の案件は解決できることが多いのも事実です。
よって開催期日が迫っている、会場を決めかねている場合は、
ホテルにお願いすることも選択肢です。



3)出演/来場する人に長距離移動や宿泊が必要である

これは想像いただく通り、宿泊先と公共交通機関の手配についてです。

もしイベント開催が夏季/冬季休暇期間、
さらに観光地で行う場合は、確実にこの要素を検討します。
できれば、1年前、最低でも4ヶ月前に
直接または旅行代理店との交渉が必要です。

また宿泊先や交通を手配する際、ランクの見極めもあります。
スイートルームなのか、ダブルのシングルユースなのか、
クラスJ/プレミアムクラスなのか、グリーン車指定なのか等、
数が限られたものであり、見極めと調整を必要とし、
お招きする方が大切な程、最低でも1年前から予定調整を行う必要があります。



長いため、4~6は次回にします。
もしイベントを組み立てる際に、スケジュール感のご相談があれば、
イベントコンサルティングまでお問合わせください。
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