２年ぶりの更新。
驚きです。


前回からの発展系として、イベント運営の役割について綴ってみます。

まず一番大変なのは、主催者の運営責任者だと言うのは
疑いようがないかと思います。
どっしり構えて偉そうなイメージもチラツキますが・・・、
実は『判断する』することに追われている場合もあります。

例えば、会場オープン前に長蛇の列ができている場合。
このままだと一般の方に迷惑がかかるとか、
危険であると判断すれば、オープンを早めることがあります。
その判断をするには、当然、スタッフ側の準備が必要です。

もぎり（ゲート）の準備はできているか？
案内誘導はスタンバイしているか？
混雑しそうな場所は、受入体制がとれているか？
などの状況を無視しては判断できません。

この判断が少しでも遅いと、
事故や混乱、来場者の不満を招く結果となります。

よって自身がイベント責任者になるような場合は、

万が一、こんな状況になったら？

をとことんシュミレーションしてこそ、１分１秒を追われる状況で、
最善の判断ができるものと考えます。

「万が一なんて時間の無駄」と思う方、楽観的な方が責任者だと、
来場者が満足いくイベントには成り難く、
またスタッフが疲弊しているなんてこともあるかもしれません。


イベントの構築方法や運営の相談、
イベントコンサルティングをお求めの方は、
是非、イベント企画制作運営会社 イベント エーキカクまでお問合わせください。

イベントの作り方シリーズで、今回は運営体制に関して、
知っておきたい点を、ざっくりと。


意外と思うのは、運営する人数です。
参加者１００人想定で、運営従事者４０名、関係者が３０名、
それだけでも計２００名程規模のイベントになる・・・
結構な割合で人数をかけている場合があります。

スタッフ数がその場にいる人数の半分だと、かなり手厚い運営体制です。
とはいえ、過剰とも言えません。

まず、イベントを開催するには、明確な役割分担で組織化される必要です。
人数をかけて統制が取れた運営がスムーズに事を回します。
では、大体何名ぐらいが適当であるか・・・


想定参加者の1割前後ぐらいと考えます。
（※イベント形態により異なるのは、言わずもがなです）

つまり、１万人規模のイベントでは1000人が携わっている。
との計算になります。


どのような人たちで構成されているのでしょうか？

１）運営責任者
２）実行委員会・事務局
３）制作・美術
４）運営・進行
５）音響・照明・映像
６）警備
７）協賛・協力・後援
８）その他（関係者等）

ざっくり分けると以上のグループが良くあると思います。

運営責任者（主催者）をトップに、委員会なり事務局が中心となり、
制作や運営での調整、協賛や協力の依頼を行います。


次回以降にて、イベント運営では、
どんな役割が必要かなど触れて行ければと思います。



イベントの構築方法や運営の相談、
イベントコンサルティングをお求めの方は、
是非、イベント企画制作運営会社 イベント エーキカクまでお問合わせください。

イベントを形成する上でのスケジュール感覚を養うための、
『イベント実施までのスケジュール』の続きです。


今回は、以下について触れたいと思います。

4)申請許可が必要なものが多数存在する
5)決算／基幹人事異動時期前後である
6)前例がない



4)申請許可が必要なものが多数存在する
イベントには申請が付き物です。
会場もしかり、協賛・後援申請、警察・消防・保健所、
そして著作権まで、様々な手続きが必要です。

俗に言う『名義者』関係の申請は、早ければ早い程良いと思われます。
各々の団体・機関によって、申請手続きは相違しますが、
実施日の１年以上前から行い、必要な書類やら資料を提出します。
もし初回のイベントであれば、実施の２年前から調整します。

運営面で必要な手続きは、３ヶ月前～１ヶ月前で充分対応可能です。
しかし慣れない作業のため、こちらも半年前から窓口交渉する事をお薦めします。



5)決算／基幹人事異動時期前後である
これはスケジュール感と言うよりも、可能な限り回避したい時期についてです。

過去の経験から申しますと、１１月実施イベントで、
内容の詰めがほぼ完了しつつある時に、担当者が１０月１日より異動となり、
新任の方とまた１から協議する・・・、かなりの労力がかかります。
相手先の人事異動時期に関しては、仕事をご一緒する上でも把握が必要だと思います。

また３月実施のイベントは、請求先が年度末であると、決算期で多忙となり、
かつ実施後すぐに精算作業を実施しなければならい状況が想定されます。
実施中に変更があった場合は、見積のやり取りから請求までが、
短期間で行う必要があります。



6)前例がない
初回イベントでは、いままでお話したスケジュール感に、
『プラス３ヶ月』と意識して行う必要があります。

前例がない場合、申請すべき内容が疎かになったり、
思った以上に手続きが必要だったり、
イメージを共有するための資料作成が盛りだくさんだったりと、
１つの工程を仕上げるために、多くの通過点を要します。
また相手があっての事ですので、１週間そこらでは、解決しない事が多いのも事実。


イベント構築は、１人だけではできず、
漏れのないよう進行するためにも、委員会やプロジェクトを形成し、
情報共有することが大変重要になります。
定期的な情報交換と、じっくり仕上げる余裕を持ち、
スケジュールを組み立てる事が、イベントを成功へと導きます。



イベントに関して申請やQ&A、良くある質問などは、イベント エーキカクの
イベントコンサルティングをご参照ください。
随時、質問や見積依頼もお待ちしております。

イベントを作る上で、スケジュール管理が必要であると、お伝えしました。

では、実際にスケジュールをどのように組み立ていくのかを、
今回は綴ってみたいと思います。

まず前提として、イベント内容により全く異なります。
スケジュールを組み立てる際に、影響を与える要素として、
以下の内容有無があります。


1)メディアを使っての事前告知を行う
2)会場が公共性の高い施設である
3)出演／来場する人に長距離移動や宿泊が必要である
4)申請許可が必要なものが多数存在する
5)決算／基幹人事異動時期前後である
6)前例がない


ざっと、上記のような内外的影響要因があると、
単純な組み立てでは進行しない場合があります。
1～4に関しては、複合的に良くあります。
では、それぞれに触れてみたいと思います。



1)メディアを使っての事前告知を行う
ＣＭスポットを展開する、雑誌に出稿する、
ポータルサイトに連動広告を掲載する等々、
イベント告知は色んなメディアで見かけます。

概要やイメージだけを先行した告知が多いのは、
詳細が決まっていない時点から制作を行う必要があるためです。
実際のスケジュール感覚として、

６カ月以上前から出稿調整を行い、
３ヶ月前には制作する内容を協議し、
１ヶ月前には、ほぼ完成している。

希望するメディアの枠が取れない・・・を回避するためにも、
上記の流れが、負担のない進行と思われます。

しっかりとメディア展開を検討しているイベントでは、
少なくとも１年以上前から動き始めるたいところです。



2)会場が公共性の高い施設である

会場選定は、イベント制作の上でも重要課題です。
その会場・施設が『公共性の高い』場合は、
じっくりと設計する必要があります。

公共性が高いとは、行政関係機関が管理しているスペース、
コンベンション実施可能な巨大スペース、
交通機関が管理するスペース等が挙げられます。

例えば、公園を活用してイベントを行いたい場合、
イベント主旨や内容の精査後、
半年前の抽選に参加する必要があったりします。

幕張メッセや東京ビックサイトのようなコンベンションクラスも、
定期開催イベントが多いため、隙間を探しつつ、
規模と内容を調整する必要があり、２年以上前からの地道さが必要です。

個人・企業問わずプライベートなイベントを企てる際に、
選定先として有力なのがホテルのバンケット会場です。

ホテルとの交渉が最もスムーズに行き、
要求を提示すれば、大概の案件は解決できることが多いのも事実です。
よって開催期日が迫っている、会場を決めかねている場合は、
ホテルにお願いすることも選択肢です。



3)出演／来場する人に長距離移動や宿泊が必要である

これは想像いただく通り、宿泊先と公共交通機関の手配についてです。

もしイベント開催が夏季／冬季休暇期間、
さらに観光地で行う場合は、確実にこの要素を検討します。
できれば、１年前、最低でも４ヶ月前に
直接または旅行代理店との交渉が必要です。

また宿泊先や交通を手配する際、ランクの見極めもあります。
スイートルームなのか、ダブルのシングルユースなのか、
クラスJ／プレミアムクラスなのか、グリーン車指定なのか等、
数が限られたものであり、見極めと調整を必要とし、
お招きする方が大切な程、最低でも１年前から予定調整を行う必要があります。



長いため、４～６は次回にします。
もしイベントを組み立てる際に、スケジュール感のご相談があれば、
イベントコンサルティングまでお問合わせください。

イベントを作る時に、必ずネックになるのが、お金です。
イベントでは、よく『協賛』というカタチで、企業・団体の方に、資金協力を得ます。
そこで今回は、企業・団体のスポンサード依頼に関して書いてみます。


結論から申し上げると、

協賛いただく企業・団体側に、どれ程メリットを感じてもらえるか

に尽きると思います。


充実されたメリット満載のイベントは、
ＣＭに多額を投下するよりも、小額で実のある効果を得られると
感じていただける事もあります。

また現実的にも、メリット感がないセールスは、中々通らなくなってきており、
開催主旨と企業・団体理念が近似しているだけでは、
厳しいと考えるのがよろしいかと思います。



では、イベントで得られるメリットとは具体的になんでしょうか？
まず大きな特徴である、

ターゲットと直接的な接点が取れること

です。

実際に体験・経験するが故、反応もダイレクトに得られます。
イベントに参加して楽しい、
食べ物であれば、美味しい、
グッズであれば、カワイイ・カッコいい等、
言葉と表情によるリアクションの可視化ができます。

近年インターネットでもインタラクティブ性が高まり、
ＷＥＢイベントでのリアクションが取得しやすくなりました。
それでもイベントが行われるのは、実体験より出る表情の部分が違いとしてあります。

イベント協賛で重要なのは、実際に体験できる環境構築であり、
会場に看板を露出したり、プログラムに広告を掲載したりするのは、
サブ的要素であると考えます。

勿論、メディアを展開しつつ、イベントを行う統合プロモーションの方が、
よりターゲットとの濃密なコミュニケーションが取れることは、
言うまでもないことかと思います。


よって、イベントで協賛を得たい場合、

・来場者内訳
・展開スペース
・実施内容の制限（※１）
・総合的（多角的）展開の可能性

以上の４点を抑えておくと、進行しやすいと思われます。


※１）未成人ＮＧ、サンプリングＮＧ、インフラ制限、ステージ１５分枠、等々



協賛セールスシート作成、イベント企画、イベントコンサルティングをお求めの方は、
是非、イベント企画制作運営会社 イベント エーキカクまでお問合わせください。